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建筑施工企业信息化改造初探

——中国新兴建设开发总公司第七公司王洲

前言：
随着全球经济一体化及我国的入世，我国经济目前正处于持续快速增长阶段，作为国民经济第二产业的建筑业也获得了前所未有的发展时机，随着科技水平的提高，无论是建筑材料产品还是建筑施工技术，都取得了长足的发展，相比之下，我们施工企业的建筑施工管理水平却没有得到相应的提高并在很大程度上限制了企业自身的发展。

“管理出效益”这句口号已经被众多的企业管理者接受并切实的执行，然而，鉴于目前我国大多数建筑施工企业的管理水平和从业人员的素质，很多管理措施在实践中难以得到忠实的贯彻执行，导致大多数的管理规章形同虚设，不规范的管理流程比比皆是，造成了施工企业管理业务流程混乱、琐碎、费时费力，企业内部上下级之间、部门内部沟通不畅、信息迟滞，进而造成工程资料管理混乱、材料管理帐目不清、效率低下，最终导致工程施工成本升高、企业利润降低、企业的核心竞争力下降等局面。

对于建筑施工企业而言，企业的核心竞争力=严密的成本控制体系+完善的质量保证体系+完善的服务+科学的管理制度。只有不断提高企业自身的核心竞争力，才能满足客户的不同需求并争取更大的市场份额。

建筑施工行业面临的市场竞争不仅来自国内，而且还来自技术和资金均占有很大优势的国外同行。随着电子技术、计算机技术的提高和普及，信息化已经是大势所趋，只有迅速提升施工企业的信息化水平，并通过信息化拉动施工企业向智能型和管理型企业转化，才能使企业在激烈的市场竞争中取胜。为此，如何利用信息技术提高企业自身的管理水平、规范管理业务流程、提高企业管理效率和生产效率，实现提升企业核心竞争力的目标，正在成为众多建筑施工企业关注的热点。目前，由我国政府牵头组织实施的电子办公、电子政务、金桥工程、金卡工程已经普及多年并取得了相当不错的成果和良好的社会效应，使企业的信息化改造成为可能。

在此，本文结合笔者所在项目部的信息化改造经验，讨论如何利用信息化技术优化采购业务流程以降低建筑施工成本的问题。

正文：
建筑材料采购在建筑施工成本中所占比例甚大，所以，每个施工企业都非常关注材料采购，并把控制材料采购成本作为企业管理的主要目标之一，并为此都作了很多相关规定以对整个采购流程进行控制，但是效果却不甚明显。建筑施工企业要降低建筑施工成本，不外乎有几个途径：一，材料采购渠道多元化，材料采购渠道透明化，材料库存管理实时化；二，提高企业的施工技术水平，不断应用新产品、新技术；三，全面提高企业的管理水平，对企业内部人员进行优化组合，实现用最少的人员实现最大的效益。

众所周知，建筑施工是一个系统工程，建筑材料所包含的种类多，内容繁杂，新型材料还在如雨后春笋般不断涌现。根据作业方式，建筑材料一般分为采购材料和租赁材料两大类，两类材料的业务流程完全不同，所以，这两项内容一般都会有不同的人员专门管理负责。传统的材料采购流程一般是由项目部材料计划人员根据工程施工进展情况制定出材料计划单，将材料计划单下达给材料采购人员，由材料采购人员进行市场询价对比后采购，再由专门的材料管理员入库，然后再按照传统手工方法分别进行分类造册登记。在这个过程中，材料计划人员下达计划单时，无法与在用的预算软件关联匹配，材料计划的制定不易实现及时准确，而采购计划一旦进行了修改，与采购人员之间的信息沟通不畅则会直接导致材料采购错误造成成本升高；材料采购人员接到采购计划单后，一般会先在公司核准的的合格供应商名单内或与自己长期合作的供应商中进行选择并联系采购，时间上通常不允许采购员和其他可能的供应商联系以进一步了解市场行情，所以，材料采购环节中包含的成本过高的风险很大；材料采购收货后，会有专门的库管员进行登记造册，目前，绝大多数施工企业还在沿用传统的手工记帐手段，基于传统的手工登帐手段，材料管理员很难对材料进行快速查询和管理，项目部的材料计划人员、采购人员也无法及时获得材料的库存信息，传统的手工登帐手段往往不便于统计分析，容易造成信息沟通不畅、效率低下，同时不易实现材料采购环节中的计划准确、采购及时、统计方便的基本要求。

笔者作为建筑行业的一名管理人员，从事建筑行业已有多年，对于建筑施工企业管理中的问题深有体会。根据笔者所在地的近200家工程施工企业的调查中，发现83％的企业现场施工的成本管理是“手工记账”；5％是“计算机办公软件辅助进行”；2％的企业居然“没有管成本的人”；10％左右是“承包”给别人的。从以上的调查看，工程施工企业普遍比较关心材料机械消耗的费用问题。该问题在施工中是最重要的，但又是最难控制的。施工现场消耗材料种类成千上万，手工记账不能进行分析、核算。结果造成项目结束后，到底用了多少材料和机械谁都搞不清。预算中是赢利的工程，往往到了结算就变得无利润了。企业领导层为此大伤脑筋，究其原因，对现场的监督不够是主要的因素，当然也有人为因素的干扰。有一点需要指出，对于现场管理这么重要的环节，集采购、仓储、领出、工地消耗于一体的计算机管理系统还没有得到应用。工程施工历来都把进度作为第一要点来抓，也就是按时完成工程是最重要的。但要提高企业经济效益，光讲进度显然是不够的，成本的控制才是体现效益的标志。所以随着市场经济体制的逐步成熟，许多施工企业已经意识到成本控制的重要性。

2002年8月，为了一次性解决在建筑材料采购管理中存在的上述问题，笔者所在经理部购买了北京普道华天计算机技术有限公司开发的《华天1.0版材料管理软件》，使用近半年来，使用效果良好，笔者结合自己的使用心得体会和建筑施工管理中的一些问题，与大家在这里一起讨论计算机在建筑企业管理信息化中的应用。

我项目部在使用材料管理软件之前，器材部门材料记帐全部采用手工模式，即手工完成填写入库单、登记材料台帐、填写出库单等工作。建筑材料品种多数量大供应商复杂，器材部门的工作量非常大，往往不能及时准确的进行库存材料统计，极易造成材料采购混乱；另外，由于建筑市场竞争非常激烈，大多数建筑施工企业或多或少的存在垫资行为，建筑企业往往迫不得已让自己的材料供应商共同分担这部分经济风险，这部分材料外欠款的管理一直是困扰建筑施工企业的一个老大难问题，在每次付款前，我项目部器材管理人员不得不进行单据核验和付款历史查询以确保无误，直接造成工作效率低下。

为彻底解决上述问题，我项目部决定引入计算机进行工作管理，结合项目部的一些实际情况，决定分步实施信息化改造，首先在器材管理工作中进行应用试点，先引入计算机管理的概念和基本模式，在所有人员对其都认识接受后，再根据软件应用情况和人员培训情况决定把计算机管理全面引入项目部的具体时间。

决定在器材工作中先行引入计算机管理后，项目部对器材工作的业务流程进行了详细分析，提出了软件的详细的功能要求和具体的特殊要求，并拟定了详细的实施步骤。当时提出的功能要求大致如下：

软件应不改变目前施工单位的业务流程，并尽量考虑到施工单位目前的人员素质水平，做到易学易用。
软件设计应比较专业，符合使用者的传统使用习惯
软件应该可以对施工单位的管理流程进行一定的优化
鉴于建筑材料品种繁杂，最好可以有比较全的材料库，免去器材部门的手工输入之苦
可以实现按照供应商、时间段、明细材料等条件进行仓库流水帐管理、出入库管理、外欠材料款管理等工作
可以方便器材采购人员了解市场行情

提出大致的软件功能要求后，笔者在北京软件市场的仓库／材料管理软件进行了了解，先后对用友财务、金蝶财务、管家婆、华天材料软件、速达财务软件、胜新库管王、梦龙材料管理、建龙材料管理等十几个产品进行了考察试用，最终确定了北京普道华天计算机技术有限公司开发的《华天1.0版建筑材料管理软件》。

普道华天公司的《华天1.0版建筑材料管理软件》包括十个功能模块，分别是：基础资料信息管理、系统设置、材料采购、材料租赁、材料领用、库存盘点、材料送检、报表中心、系统查询、系统帮助。该软件以材料采购、入库和收发为中心展开，覆盖了从材料计划制定到材料、采购订单发出、采购收货、采购付款、付款审批、材料收发、库存管理、报表生成等基本业务流程。软件按照建筑施工单位的传统习惯内置了绝大部分建筑材料明细，极大的减轻了材料管理人员的手工输入部分工作，而且因为是在传统习惯基础上进行了优化分类，使得材料管理更趋科学；该软件提供的北京建筑材料供应商的名录查询，非常便于我项目部材料采购人员进行市场询价比较，为降低采购成本提供了可能；非常值得一提的是软件提供的采购材料送检流程功能，该功能允许材料人员可以进行材料送检批次的设定，一旦采购材料达到预设的送检标准，系统就自动提示材料人员应进行送检，并可以通过与北京市各大实验室软件的软件接口非常方便的进行数据交换，在很大程度上简化了实验数据的传递。该软件的上述功能设置基本可以满足我部门的使用要求，最终我项目部决定采用这套软件。

该软件在笔者所在的项目部应用将近半年来，使用效果良好，在资金运用、材料管理上效果明显，不合理库存大大下降，采购成本显著降低，提升了项目部的办公效率，非常受项目部材料人员欢迎。笔者所在项目部的器材部门因为工作出色，获得了公司“2002年十佳器材管理”荣誉称号。

在打算采用计算机进行项目部管理之初，笔者鉴于项目部人员的基本素质和计算机操作水平，决定先从项目部的器材部门开始着手，先引入计算机管理的概念和基本模式，在所有人员对其都认识接受后再慢慢推广到项目部的其他管理内容当中。经过半年的适应，该模式已经被普遍接受并且颇受好评，项目部决定开始着手进行项目部的办公自动化系统的实施，目前正在与北京普道华天公司合作，讨论该公司《华天1.0版施工企业办公系统》的实施可能性。

笔者认为，对施工企业进行信息化改造是大势所趋，是提升企业核心竞争力的有效手段。近半年的使用经验说明，信息化改造的成功与否，取决于企业自身对信息化改造的决心和认识程度，取决于信息化改造委托实施单位的行业经验是否足够丰富，取决于企业内部员工的认识是否统一，取决于企业对内部员工的不断培训。企业信息化改造是一个长期的系统工程，根据企业自身的基础条件选择一条适合于自己的特色化的信息化道路，是企业信息化改造成败的关键。

伴随着INTERNET走进千家万户以及知识经济时代的到来，21世纪的建筑管理和工程项目管理必将走向信息化管理，建筑企业间的竞争也越来越依赖于信息技术。面对我国建筑管理的现状和我国即将加入WTO的现实，加速信息化、网络化，既是时代对建筑业的要求，也是我国建筑业与国际接轨的重要手段。因此，我们要围绕建筑业的总体发展目标，积极推进信息技术的发展和信息化的进程，促进建筑管理工作和建筑业的健康发展。

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