内容管理服务走向云端
内容管理服务走向云端作者：Stan Gibson 译者：Eric 来源：TechTarget中国
【TechTarget中国原创】[/企业信息管理（EIM）与企业内容管理（ECM）的区别]内容管理在控制网站信息，组织工作流，处理公司重要文档（比如：客户合同和产品规格说明书）方面已经证明了其价值。现在，许多组织都逐渐发现，内容管理应用程序在以基于云的服务交付时，还能带来更多的价值。
Daniel O’Leary是LincWare有限责任公司全球解决方案副总裁，该公司是美国纽约罗彻斯特的一家电子表格管理软件制造商。他说：“有了云，我们就得到了可持续使用的数百万美元的基础设施。而且它还可以持续扩展，我们可以达到在以前想都不敢想的一个水平上竞争。”
O’Leary发现，基于云的内容管理服务从相同的特征中受益，这些特征推动云成为替代品，甚至在一定情况下成为所有应用中的主要平台。特征是：降低整体成本，不需要构建和拥有IT基础设施，能够根据需要增减容量的能力。
此外，许多基于云的内容管理服务供应商都支持与其它云应用程序的集成。而且，物流方面的进步也在刺激着新的混合内容管理服务的产生，包括纸质文档扫描这样的功能。最后，云在安全性和可靠性方面获得了信任，这是许多公司考虑是否采用云的历史性的两大块问题。
在LincWare公司，内容管理服务适合Box
LincWare公司面临两难境地：它想在其网络驱动器上存储文档创建应用程序和数据，但是它还想使这些内容（包括大尺寸附件，比如培训视频）对它自己的员工在任何地方都可用。尽管LincWare公司的总部在美国，该公司在全球都拥有开发人员和合作伙伴的网络。
O’Leary说：“低成本和任何地方都可以工作就是我们的需求。我们希望看到相同的界面，不管在什么地方。”该公司找到了美国加利福尼亚州Palo Alto的Box.net公司，这是一家网络内容管理服务供应商，该公司可以满足那些需求。
O’Leary说：“我们开始在内部使用它，然后判断我们的客户可以盈利，我们可以不必构建一个大规模的内容管理系统。我们真的喜欢它带来的价值，灵活性和速度。我们在Box.net创建了一个项目文件夹，在那里存储所有内容。然后，我们邀请客户（他们可能在澳大利亚）来访问这个Box文件夹。”
通过Box.net应用程序，LincWare公司连接到了其它基于云的应用程序，包括用于项目管理的Basecamp和客户关系管理系统（CRM）Highrise，这两套系统都是由位于芝加哥州的37signals有限责任公司提供的。
【TechTarget中国原创】Stratus公司在云中管理合同生命周期
同样，对于Stratus技术公司来说，与另一套基于云的应用程序集成也是一个关键需求。该公司是位于马萨诸塞州Maynard的一家供应商，提供容错服务器并严重依赖于 公司提供软件，还有它的软件即服务CRM应用程序。它需要一套新的合同管理系统，能与 集成是关键。作为一家2.6亿美元的公司，Stratus公司不能证明购买一套高端合同管理系统是合理的，但是最起码，零售的云服务是不够的。SpringCM公司是芝加哥一家基于云的内容管理供应商，该公司乐意为Stratus公司提供定制集成。
Stratus公司现在有一套精简的合同管理系统，已经取代了原来笨重的基于纸质材料的系统。合同可以被所有感兴趣的各方面跟踪和管理，从他们的办公室或者在路上都可以访问。Steve Parker是Stratus公司的业务开发经理，他说：“当人们知道交易状态之后，他们就不必打电话（询问）。这使得大家效率都很高。”
多亏了这项集成，Stratus公司员工可以登录到 来访问SpringCM系统，该系统执行合同生命周期管理任务。但是，Parker说：“它与Salesforce的耦合非常紧密。”
SpringCM应用程序还精简了Stratus公司对萨班斯法案的遵从。法律需要准确的税收会计，这就使得有这么一套精确的可靠的合同管理系统非常必要。Parker说：“该系统使管理团队知道，在某一时刻需要关注的特殊交易在哪里。”
合同管理服务支撑着Edmonton城的公共网站
尽管有340人的IT团队，加拿大Alberta Edmonton城在管理其公共网站内容时，还是面临着构建或者购买的抉择。早在四年前该城市彻底检查该网站时，基于云的内容管理服务还是部分组合，由于许多原因，云计算现在已经变得流行了。
Chris Moore是该城市的CIO，他说：“时间对市场来说很重要。如果我们自己托管它，需要花很长时间来构建。成本是一个因素；但是更重要的是，我们想远离资本（开支）方面，把它转成运营开支。”
Edmonton城把大部分工作都交给了Yellow Pencil公司，该公司是Edmonton城的一家集成商。新服务依赖于Hummingbird有限公司的红点内容管理系统，该系统在2006年被加拿大安大略省滑铁卢的Open Text公司收购了。
在内容管理服务中纸质的持续性
许多企业需要纸质文档：这一事实刺激了新的基于云的内容管理服务。美国佐治亚州 Marietta 门禁服务供应商Unique Cleaning服务公司需要一套系统处理该公司移动质量控制经理的差旅费收据。出差的员工现在每天把差旅票据送到马萨诸塞州剑桥的OfficeDrop，在那里进行扫描并保存成可搜索的PDF文件。信息可以被按开支分类或按出差经理的姓名查看。
Wayne Goodman是Unique Cleaning公司的行政副总裁，他说：“这些经理们把他们的差旅开支票据送到OfficeDrop。会计师能立即访问到信息，并把票据置入中央保管库。质量经理们不再需要在周末排列整理一大堆票据。”如果他们愿意，他们可以用公司发的苹果iPhone给票据拍照，然后把图片用电子邮件发送到OfficeDrop。
内容管理服务不再是完全不可取的
就在几年前，把关键文档置于公司外部并把公司业务放在互联网连接上的这种思路，曾使得基于云的内容管理服务成为不可取的方案，即便是在一些更小的公司也是这样，他们本该是最容易被基于云的服务所吸引的。但是，稳定的整体跟踪记录对于那些认为云是拿安全做赌注的公司的IT专业人士很有说服力。
在Stratus公司，法律部门开始关注公司的客户合同数据安全。然而，Stratus公司的Parker说，该CIO说服了该公司的总法律顾问相信风险是最小的。
Edmonton城还有安全问题，这些问题最终都被满足了。CIO Moore说：“法律人士理解并支持这种机会，人们需要对于可感知的风险有更多地参与并接受培训。试图销售其它东西的人们试图使人们相信云是一个危险的地方。”他还补充说：“但是，你还是像其它任何事情一样做你的尽职调查吧。”
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