画了多年的流程图，你真的画规范了吗？
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画了多年的流程图，你真的画规范了吗？
流程是我们在落地ITIL时经常用到的工具，也是ITIL落地的重要输出之一，其实流程除了在我们进行业务管理时用到，在其他的很多场合都会用到流程。那么，流程有哪些作用？我们为什么要画流程图呢？正确的画流程图规范是什么？
流程图是一个很强大的工具，在我们的日常工作中经常会使用到。但我们也发现，有时看到别人流程图的画法、规范都不太一样，这是为什么呢？难道流程图就没有统一的标准或规范吗？尤其是在ITIL4的落地过程中，如果完整落地的话可能设计到上百张的流程图，如果没有统一的画法、规范可能导致阅读流程图时产生很多歧义，不便于流程的落地推广。下面，根据我学习得到关于流程图的知识，整理出这篇文章，分享给大家。本文将从流程及流程图的定义、为什么要画流程图、画流程图画法和注意事项等几个方面展开个方面展开。
什么是流程
流程的定义很多，在不同的应用场景下定义也不尽相同，我们常看到的定义如下：
[*]ITIL4：流程是把一个或多个输入转化为对顾客有价值的输出的活动（也是迈克尔·哈默的定义）。
[*]T.H.达文波特：业务流程是一系列结构化的可测量的活动集合，并为特定的市场或特定的顾客产生特定的输出。
[*]·H.J.约翰逊：流程是把输入转化为输出的一系列相关活动的结合，它增加输入的价值并创造出对接受者更为有效的输出。
[*]ISO9000：流程是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。
上述一般都是在我们的业务过程中对业务流程的定义，强调的是跨部门、多人的协作，但流程其实也可以是个人完成某些任务，那么我们可以给流程单独一个定义。具体来说，流程是一项活动或一系列连续有规律的事项或行为进行的程序。流程有6个要素，分别是：资源（输入）、过程（活动）、结构（活动关系）、结果（输出）、对象（客户）和价值。一个流程会把这些基本要素串联起来，例如流程中资源的输入、流程中的活动、活动的结构，由谁执行，输出结果、流程最终创造的价值等。
什么是流程图
流程图（FlowChart），顾名思义，就是用来直观地描述一个工作过程的具体步骤图，它使用图形表示流程思路，是一种极好的方法。它在一些技术设计、工作步骤及商业简报等领域应用较为广泛，也可以称之为输入-输出图。它通常用一些图框来表示各种类型的操作，在框内写出各个步骤，然后用带箭头的线把它们连接起来，以表示执行的先后顺序，用图形表示执行步骤，十分直观形象，易于理解。
为什么要画流程图
那么，流程有哪些作用呢？我们为什么要画流程图呢？首先，流程图作为一个工具，帮助我们把一个复杂的过程简单而直观地展示出来，大大提高了我们的效率。其次，在我们画出一张流程图之后，方便我们将实际操作的步骤和我们想象的过程进行比较、对照，更加方便我们寻求改进的机会。最后，流程图还能帮助我们将工作过程中复杂的、有问题的、重复的部分、多余的环节以及可以简化和标准化的地方都显示出来，有利于我们把复杂流程简单化。通常，对于希望创建流程的人来说，无论创建的是什么样的流程，流程图都是很有用的。画流程图主要有以下好处：
[*]一张简明的流程图，能帮你梳理活动流程的先后顺序，让策划、思考的思路更清晰、逻辑更顺畅，有助于流程的逻辑实现和有效解决实际问题。
[*]流图还能帮助我们查漏补缺，避免活动流程、逻辑上出现遗漏，确保活动流程的完整性。通过梳理、琢磨流程上的步骤和关键节点，可以快速发现遗漏之处，以便及时整改，保证后续方案执行的顺畅。
[*]流程图还是职场沟通的神兵利器，能够提升我们与老板、同事之间的沟通效率，可以省下不少扯皮的时间。当一件事情的执行步骤比较复杂，判定条件较多，用口头难以表达清楚，用一张流程图，就能高效地解决沟通问题。
流程图的画法和注意事项
前文介绍了什么是流程图和我们为什么要画，接下我们再介绍如何画好流程图。
1.流程图的符号要求
流程图看起来很容易画，但是想要画好、画标准一张流程图，还是需要一些练习的，下面这张图介绍了画流程图的一些特定符号，我们一定要记清楚每个符号的含义，在画流程图的时候可不要弄错了。
下面是几个重要且最常用的符号，需要牢记！
2.流程图的三大结构
流程图由三大结构构成，这三大结构分别为顺序结构、选择结构和循环结构，这三个结构构成了流程执行的全过程。（1）顺序结构在顺序结构中，各个步骤是按先后顺序执行的，这是一种最简单的基本结构。如图，A、B、C是三个连续的步骤，它们是按顺序执行的，即完成上一个框中指定的操作才能再执行下一个动作。（2）选择结构选择结构又称分支结构，选择结构用于判断给定的条件，根据判断的结果判断某些条件，根据判断的结果来控制程序的流程。在实际运用中，某一判定结果可以为空操作（如图二、图三）。
（3）循环结构循环结构又称为重复结构，就是流程在一定的条件下，反复执行某一操作的流程结构。循环结构下又可以分为当型结构和直到型结构。循环结构可以看成是一个条件判断条件和一个向回转向条件的组合，循环结构的包括三个要素：循环变量、循环体和循环终止条件。在流程图的表示中，判断框内写上条件，两个出口分别对应着条件成立和条件不成立时所执行的不同指令，其中一个要指向循环体，然后再从循环体回到判断框的入口处。当型结构：先判断所给条件p是否成立，若P成立，则执行A（步骤）；再判断条件p是否成立；若P成立，则又执行A，若此反复，直到某一次条件p不成立时为止。直到型结构：先执行A，再判断所给条件P是否成立，若p不成立，则再执行A，如此反复，直到P成立，该循环过程结束。
3.绘制流程图中的注意事项
（1）绘制流程图时，为了提高流程图的逻辑性，应遵循从左到右、从上到下的顺序排列。（2）绘制流程图时，为了提高流程图的逻辑性，应遵循从左到右、从上到下的顺序排列。一个流程从开始符开始，以结束符结束。开始符号只能出现一次，而结束符号可出现多次。若流程足够清晰，可省略开始、结束符号。（3）菱形为判断符号，必须要有“是和否（或Y和N）”两种处理结果，意思是说，菱形判断框一定需要有两条箭头流出；且判断符号的上下端流入流出一般用“是（或Y）”，左右端流入流出用“否（或Y）”。（4）同一流程图内，符号大小需要保持一致，同时连接线不能交叉，连接线不能无故弯曲。（5）流程处理关系为并行关系的，需要将流程放在同一高度。（6）必要时应采用标注，以此来清晰地说明流程，标注要用专门的标注符号。（7）处理流程须以单一入口和单一出口绘制，同一路径的指示箭头应只有一个。（9）同一路径的指示箭头应只有一个。
（10）流程图中，如果有参考其他已经定义的流程，不需重复绘制，直接用已定义流程符号即可。
复杂流程图的处理：泳道图/跨职能流程图
以上对于流程图的简单介绍，涵盖了流程图的基础知识和注意事项，相信这些知识足够我们在日常的工作中运用了。对于较为复杂的流程图，我们可以在熟练掌握这些基础的前提下，学会运用子流程和泳道图来表达较为复杂、涉及多个主体的流程。而泳道图和子流程的绘制也并不难，稍加练习即可。
1.泳道图/跨职能流程图定义
泳道图也叫跨职能流程图，能够展示工作流中每个步骤涉及的职能部门和工作事项。泳道流程图也是一种特殊的图表，可以展示商业过程间的关系，同时还能够展示为过程负责的执行者（比如说部门）。从图形组成看，泳道图分为三个维度：部门维度、阶段维度和流程维度。
[*]部门维度：通过部门/责任人来区分，明确每个部门/责任人负责完成的任务环节；
[*]阶段维度：通过任务阶段来区分，明确明个阶段需要处理的任务环节；
[*]活动维度：在不同部门/责任人处理的不同任务阶段，会有不同的活动进行对应；
一般情况下，泳道图纵轴表示部门维度，横轴表示阶段维度，纵轴和横轴相交汇形成的格子，则表示活动维度。这也是绘制之前需要思考清楚的三个维度：
[*]涉及哪些部门/组织机构
[*]涉及哪些阶段每个阶段
[*]涉及哪些活动，活动间的具体流程。
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2.绘制泳道图的误区与规范
最后的最后，给大家补充绘制泳道图的3个常见误区：误区1：没有考虑人员流动，角色直接写到具体员工，比如张三、李四等误区2：口径不一，有的是部门，有的岗位，有的是具体员工误区3：没有分清主次，将参与同一流程的所有部门、岗位、个人都罗列在流程图上
相对应的，泳道图的流程角色应满足3点规范：1、业务流程角色具体到“部门/岗位”，每个员工都有岗位，岗位承担具体任务，变动频率较小；2、表达口径保持一致、具体；3、确定流程中每项活动的主担者（对活动交付物负主要责任的角色）。
其中，基础知识大概如此。在实际运用中，不同类型、风格的流程均围绕该基础展开，实际处理可能有些出入，如若整理不当，还望指出错误，谢谢阅读！
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